15. Februar 2016

TurboPen

Der TurboPen ist ein Softwaresystem mit einem  Hightech Kugelschreiber, welcher das Ausfüllen von PDF per Handschrift auf Papier und handschriftliche Notizen erlaubt und die Dokumente gleichzeitig scannt und (auf Wunsch) interpretiert.  Er funktioniert nach dem Anotoprinzip (Patent aus Schweden, seit vielen Jahren bewährt). Das Papier wird dabei mit einem kaum sichtbaren Muster und dem Formular bedruckt, das aus vielen winzig kleinen Punkten besteht. Anhand dieses Musters kann der Datenstift jederzeit seine Position auf dem Papier bestimmen. Jedes einzelne Blatt ist einmalig und einem Patienten oder Behandlungsfall zuzuordnen.

Unser TurboPen kann durch die genaue Zuordnung geschriebener Daten zu den Koordinaten auf dem Papier das Geschriebene in Formularfeldern gezielt verarbeiten, den richtigen Patienten 100%ig erkennen und so automatisch im Praxissystem zugeordnet ablegen.

Einsatz des digitalen Stiftes

Einsatzgebiete:

  • Hausbesuche mit „Papierakte“, weil keine ausreichende Funkabdeckung für Smartphone oder Terminalverbindung besteht
  • Wunddokumentation
  • Anästhesieprotokolle, gerichtsverwertbar
  • Pflegeheime, wo die Originaldokumentation vor Ort verbleiben muss
  • Skizzen und Notizen jeglicher Art, die per Stift und Zettel besser als mit Computer / Tablet anzufertigen sind
  • Kurven und Percentilen auf Papier zeichnen (oder Vordrucke)
  • Aufklärungsbögen ausfüllen (Patient füllt selbst aus und unterschreibt auf Papier), die damit gerichtsverwertbar werden*
  • PDF Formulare ausfüllen

Für wen lohnen sich digitale Stifte?

Am effektivsten verwendet man TurboPen, wenn oft Formulare ausgefüllt werden müssen (z.B. Anamnesebögen, Aufklärungsbögen, Checklisten, Protokolle) oder handschriftliche Notizen automatisch verteilt werden müssen. Der Vorteil: Es verbleibt ein handschriftlicher Beweis und man muss niemals etwas einscannen. Gerade für die Patientenaufklärung ist dies ideal. Hier gibt das Gesetz die „Schriftform“ vor, dies bedeutet eine originale handschriftliche Unterschrift, keine Kopie, kein Fax, kein Scan. Für andere Dokumente reicht die Textform, also im Zweifel auch eine Kopie im Computer.

Einige Ärzte wollen aus prinzipiellen und praktischen Gründen nicht völlig auf Papierakten verzichten. Mit dem TurboPen hat man eine handgeschriebene Akte und ein sofortigen Eintrag im PC, automatisch im richtigen Patienten, sogar im richtigen Fall (nicht bei GDT). Man heftet wie gewohnt Einlageblätter in die Kartei und schreibt zu jeder neuen Konsultation darauf.  Die Akte ist an jedem Computer vollständig und in allen Entstehungsversionen einsehbar.

Im Hausbesuch eignen sich mobile Lösungen nicht immer, der TurboPen kann  später bequem eingelesen werden. Oft fehlt die Funkabdeckung oder der Zugang zu einem sicheren WLAN. Auch kann das Dokumentieren per iPad oder PC als unangenehm oder unangemessen empfunden werden. Gegen Zettel und Stift gibt es keine negativen Vorurteile.

Die Patienten finden die Lösung innovativ, sie trägt zur Attraktivität der Praxis bei. Viele Patienten finden es toll, dass der Arzt nicht mehr (oder selten) in den Computer schaut, sondern sich nur etwas aufschreibt. Die vermittelt persönliche Atmosphäre und Privatheit.

Ist die Nutzung des TurboPen nicht zu teuer?

Wirtschaftlich sinnvoll sind Lösungen ab 5 Stifte.  Zusammengefasst kann man sagen, dass man eine Enterprise-Business Lösung erhält, die im Alltag bares Geld spart. Außerdem vereinfachen und beschleunigen sich zeitraubende Abläufe und die Rechtssicherheit steigt erheblich. Bisher waren solche innovativen Lösungen nur in der Industrie anzutreffen. Für einige Kunden steigert der handschriftliche Eintrag in die übliche Papierakte regelrecht die Lebensqualität, weil für einige Menschen Computerbedienung immer noch unangenehm sind. Das ist gar nicht mit Geld zu bezahlen.

Bei Amazon gibt es einen ähnlichen Stift für 230 Euro, warum bezahle ich mehr?

Es gibt sogar einen Stift für 150 Euro, der das ANOTO Prinzip nutzt. Technisch sind die Stifte ähnlich. Jeder Stift hat eine Seriennummer, einen lizenzierten Funktionsumfang und kann nur mit bestimmter Software und bestimmtem Papier benutzt werden. Dieses spezielle Papier kostet aber auch bis zu 30 Euro für 50 bis 80 Blatt, also bis zu 80 Cent PRO BLATT. Dabei hat dieses Papier nur eingeschränkte Funktion ohne frei definierbare Formularfunktionen, kann z.B. keine strukturierte Daten in Turbomed oder per GDT ermöglichen. In unserem Preis sind diese „Papierlizenzkosten“ bereits enthalten, Sie können es selbst bedrucken, damit liegen Sie schon nach 3 Monaten unter den Kosten, die ein „billiger“ Stift kostet und haben viel mehr Funktionalität.
Der einzelne Stift (z.B. bei Verlust) kostet bei uns 230 Euro + MwSt. + Versand.

Welche Formulare und Dokumente können mit dem Stift verwendet werden?

Wir unterscheiden 3 Typen:

  • einfache (beliebige spontane) A4 PDF’s bis zu 10 Seiten: Diese können sofort ohne Vorbereitung ausgewählt und verwendet werden, Formulareinträge werden erkannt und zu Text übersetzt, aber nicht weiter ausgewertet.  Für Aufklärung, OP, Anästhesie wird dies genügen. In der Kartei sind Handschrift- und OCR Version abgelegt. Das Eintragsdatum entspricht dem letzten Einlesedatum, alle Vorversionen bleiben erhalten
  • einfache (vorbereitete) A4 PDF’s bis zu 10 Seiten: Formulareinträge können auf Karteieintragstypen „gemappt“ werden, so dass auch Inhalte im AIS strukturiert ankommen. So stehen dann Befunde, Risiken, Raucherstatus etc. als Karteieinträge zur Verfügung. Das Mapping kann selbst oder durch IT-Partner erledigt werden.
  • komplexe Formulare: Hier können Ziffern, Diagnosen, Messwerte validiert erfasst werden. Felder können mit Regeln validiert werden. Mit Freigabeworkflows, Nachbearbeitung von OCR-Ergebnissen, Unterschriftenkontrolle, Datenexports  und Anbindungen per IHE / EFA 2.0/ HL7 / DICOM bedient diese Lösung den Grenzbereich heutiger Machbarkeit. Dies Formulare werden durch EWERK erstellt.

Grundsätzlich können alle Formulare und Dokumente verwendet werden, die als PDF vorliegen und selbst druckbar sind. Fast alle A4 PDF Formulare bis 10 Seiten sind brauchbar. Sie können auch aus Word oder Excel erzeugt werden. Formulare können wir oder ein Partner gern auch als Dienstleistung erstellen.

Welche Drucker kann man für den Ausdruck der Formulare verwenden?

Fast alle Farblaser und eine Vielzahl von SW-Laserdruckern, die 600 dpi oder 1200 dpi drucken können. Duplex hat sich bewährt. HP Farbdrucker (Kosten ab etwa 250 Euro) können wir empfehlen.

Kann man handschriftliche Notizen und Zeichnungen direkt in die Karteikarte des AIS übernehmen?

Jedes Formular wird 1:1 in der Karteikarte z.B. Turbomed als PDF-Dokument dargestellt. Auch spätere Eintragungen werden automatisch ergänzt und in einer neuen Version gespeichert. So „verlängern“ sich Percentilen bei jedem Besuch.

Kann die Handschrift erkannt werden?

Ja, wenn eine strukturierte Übernahme von Daten aus Formularen (Ankreuzfelder, Datumsfelder, Textfelder) erfolgen soll, werden diese in das Dokument übernommen. Die Erkennungsrate ist fast 100%. Im Zweifelsfall kann man in die Handschrift (ein PDF in der Karteikarte) schauen und selber interpretieren.

Ist es nicht gefährlich Diagnosen per Handschrift zu erfassen?

Deshalb ist im Zieldokument vorsichtshalber immer die Handschrift im Original erkennbar und der erkannte Text. Bei einer unsicheren Erkennung kann trotzdem gewarnt werden. Eine Übernahme von Diagnosen ist zwar technisch möglich, wird aber von uns nicht vorkonfiguriert. Auch eine Übernahme von Handschrifterkennung, steht unter dem Vorbehalt der Prüfung des Originaldokuments. TurboPen ist kein Medizinprodukt und darf auch nicht als solches verwendet werden.

Was passiert, wenn ich meine Notizen, Skizzen (Percentilen) und Formulare später ergänze?

Dann werden die Ergänzungen auch in der Kartei  am aktuellen Tag beim richtigen Patienten eingetragen.

Kann man später erkennen, wer Eintragungen in die Dokumente gemacht hat?

Wenn man mehrere Stifte einsetzt, z.B. für Arzt und Personal, dann kann man eindeutig erkennen, wer auf das Papier geschrieben hat. Sogar ein Zeitstempel wird für jede Aktion gespeichert. Die Zeit ist unfälschbar, damit wird sogar in der Papierakte ein Täuschung vermieden und der Eintragungstag beweisbar.

Können  die einmal erstellten Formulare auch ohne Stift genutzt werden?

Sie können die Formulare auch (ohne Praxissoftware) am PC ausfüllen oder (von überall auf der Welt oder in der Praxis) mit einem iPad ausfüllen. Die Daten landen dann genauso sicher in der Karteikarte. Alle Daten, die mit einem „normalen“ Stift erhoben werden, werden nicht ausgewertet.

Kann man den Stift im Hausbesuch anwenden?

Wenn man die Papierakte zum Hausbesuch mitnimmt, werden die Einträge in „fast Echtzeit“ per Smartphone übermittelt und beim richtigen Patienten ergänzt. Über ein Hausbesuchsformular können Karteieinträge strukturiert erzeugt werden (inkl. Ziffern und Diagnosen).

Ich habe kein Internet über das Smartphone. Kann ich den Stift im Hausbesuch trotzdem nutzen?

Ohne Smartphone oder ohne Internet kann trotzdem mit dem Stift geschrieben werden. Der Stift wird dann in der Praxis eingelesen und trägt die Daten ein.

Wie kann man mit Notfallpatienten oder ungeplanten Hausbesuchen umgehen?

Wir bieten ein Blankoformular an, welches keine Patientenzuordnung besitzt und beliebig oft ausgedruckt werden kann. Davon sollte man dann einige Exemplare dabei haben. Hier kann man alle Daten erfassen und später die Zuordnung vornehmen. Schreiben Sie in der Praxis einfach die Patientennummer bzw. Fallnummer auf das Papier, dann wird das Papier zugeordnet.

Welches Praxisprogramm kann ich nutzen?

Jedes handelsübliche Praxisprogramm kann man über GDT koppeln. Allerdings ist eine GDT Kopplung keine 100% gute Lösung, weil eine strukturierte Datenübernahme eingeschränkt ist. In einigen führenden Programmen, z.B. Turbomed, kann man über eine Schnittstelle elegante Einbindungen schaffen. So wird es z.B. möglich  Daten direkt in der Karteikarte anzuzeigen, die aus dem PDF „herausgezogen“  wurden z.B. Raucher: ja, Allergie:nein

Haben Sie eine Lösung für den stationären Bereich?

Ja, die Lösung kommt aus dem Pflegebereich und kann stationär eingesetzt werden. Die Akte bleibt im Original am Patientenbett und wird synchron mit dem KIS (Krankenhaussoftware) bzw. Software des Pflegeheims  gehalten. Auch in Pflegeheimen oder bei ambulanten OP’s kann man ihn nutzen, z.B. für Pflegedokumentation  oder für Anästhesieprotokolle.

Gibt es vergleichbare Mitbewerber?

Stiftlösungen gibt es schon seit etwa 10 Jahren. Systeme mit strukturierter Handschrifterkennung waren aber bisher unbezahlbar. Mit diesem Funktionsumfang und Integrationstiefe gibt es noch keinen Mitbewerber am Markt. EWERK hat die Formulartechnologie exklusiv für den Bereich ambulante Medizin von einem  marktführenden Partner lizenziert, weiterentwickelt und für Arztsysteme angepasst. Dazu haben wir die ANOTO Technologie verwendet und zusammen mit einem Partner, der für andere Branchen Lösungen anbietet, ein Produkt für Arztpraxen entwickelt. Uns ist kein vergleichbares System bekannt.

Benötigt man für den TurboPen eine Internetverbindung?

Die Technologie benötigt grundsätzlich keine Internetverbindung. Allerdings wäre der Betrieb nur mit 2 dedizierten Servern möglich und mehreren Tagen Installation möglich, einmal für die Handschrifterkennung und zur Erzeugung des weltweit einmaligen Punktrasters. Deshalb werden diese beiden Aufgaben von einem nach DIN 27001 gehostetem System erledigt. Bei bestimmungsgemäßer Handhabung, kann man  den verarbeiteten Daten kann man keine Rückschlüsse auf Personen ziehen. Es werden Vektordaten der Stifte und das Punktraster ohne Personenbezug übertragen. Trotzdem wird der Datenstrom SSL verschlüsselt übertragen. Alle Metadaten können über ein Verfallsdatum unwiederbringlich gelöscht werden.

Bei größeren Einrichtungen z.B. ab 10 Stifte, ist eine teilweise oder vollständige „On Premise“ Installation möglich, die wir gern Option anbieten.

Ich möchte die erhobenen Daten statistisch auswerten und weiterverarbeiten, geht das?

Haben Sie eigene hochkomplexe Formulare oder möchten die erhobenen Daten strukturiert verwerten, dann erbringen wir diese Anpassungen auf Projektbasis. So können wir QR Codes anfügen, automatisiert Unterschriftsfelder erzeugen und nicht geleistete Unterschriften automatisch erkennen. Wir können Formulare über iPads erreichbar machen. Wir können den Formularen Fotos hinzufügen, automatisch Datenbanken aufbauen  und Statistiken und viele andere Individualisierungen ermöglichen. Normalerweise reicht das Standardprodukt.

Wie drucke ich die Formulare und Blätter?

Am besten mit einem Farblaserdrucker mit >600 dpi, >64 MB Speicher und Postscriptdruck (ab 350 Euro). Es klappt auch mit vielen anderen SW-Druckern. Man sollte weißes Papier A4 verwenden.

 

*Es ist schlichtweg falsch, dass Dokumente mit Unterschrift auf dem iPad / SigPad rechtskonforme „Schriftstücke“ sind. Lt. Gesetzgebung ist sie es nicht (Nur Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur können als elektronische Form eine per Gesetz geforderte Schriftform auf Papier ersetzen, vgl. §126a BGB.). In der Praxis würde dies bedeuten, dass der Patient mit der Signaturfunktion und PIN seines Personalausweises unterschreiben müsste, um „Schriftlichkeit“ herzustellen. Praktisch ist dies völlig undurchführbar. Eine qualifizierte Signaturlösung des Arztes (einige Archive bieten dies an) leistet immer nur die Unterschrift des Arztes unter ein elektronisches Dokument, aber nie die des Patienten.  Die  Hersteller solcher Lösungen sprechen i.d.R. von „Steigerung der Rechtssicherheit Ihrer Dokumentation.“ Dies ist nicht falsch  und in manchen Fällen reicht dies auch aus. Mit einer elektronischen Stiftlösung, wie wir sie anbieten, haben Sie auch eine  UNTERSCHRIFT AUF PAPIER mit 100%-iger Sicherheit, wie es wörtlich im Gesetz steht. Zwingend erforderlich ist dies dort, wo der Gesetzgeber „schriftlich“ fordert, zum Beispiel bei OP Aufklärung: http://www.aerztekammer-berlin.de/10a…chteges…!